Сроки хранения документов организаций в 2020-2021 гг.
Бухгалтерские документы (таблица)
Документ | Срок хранения бухгалтерских документов в организации | Основание |
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета | Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней | Годовая — постоянно
Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
Путевые листы | 5 лет
При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) | 6 лет
При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
|
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) | 5 лет | |
Документы об инвентаризации активов и обязательств | 5 лет при условии проведения ревизии | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
|
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | |
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия ОС и НМА | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
|
Документы к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет | |
Учредительные договоры организации | Постоянно | |
Документы по проводимым валютным операциям в РФ | Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора | Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
Таблица со сроками хранения документов для налогового учета
Документ | Срок хранения | Основание |
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами | Минимум 4 года | НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам | 5 лет
Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
Счета-фактуры | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 |
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц | 5 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) | В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет | НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) | В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков | |
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов | 6 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты |
|
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении | Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом | Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Сроки хранения кадровых документов
Документ | Срок хранения | Основание |
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками
Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет
50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно
По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми
Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |